e Otpremnice

e Otpremnice - sve na jednom mestu o elektronskim otpremnicama

Velike promene u poslovanju očekuju sve privredne subjekte koji se bave prometom akcizne robe (ugostitelji, maloprodaje i dr.) već od 01.01.2026. godine. Naime, tada sa primenom kreće potpuno novi način rada sa otpremnicama, odnosno sa transportom i prijemom robe.

Država je napravila novi informacioni sistem sa ciljem da digitalizuje sve u vezi otpremnica. Znači, otpremnica se više neće primarno štampati na papiru, već će biti u digitalnoj formi - slično kao i eFakture. I da, naravno, zvaće se e Otpremnice.

Fazno uvođenje e Otpremnice

Nadležni su predvideli da se sa obaveznom primenom e Otpremnica krene postupno.

Dinamika je sledeća:

Od 01.01.2026. godine - svi koji se bave prometom akcizne robe (duvan, kafa, piće, gorivo...)
Od 01.01.2026. godine - subjekti javnog sektora (državne institucije i preduzeća, kao i firme koje sarađuju sa njima) su takođe u obavezi da krenu sa e Otpremnicama
Od 01.10.2027. godine - svi ostali privredni subjekti

Ovo fazno uvođenje e Otpremnica je namerno urađeno, kako se ne bi izazvala pometnja i kako bi svi imali vremena da se prilagode. Ipak je značajna novina kada se kreće sa potpuno novim načinom rada sa otpremnicama, odnosno sa transportom i prijemom robe.

Šta je to e Otpremnica

E Otpremnice predstavljaju elektronsku verziju klasične - papirne otpremnice. Svrha i podaci na njoj su manje više ostali isti, ali je sam rad sa njima znatno drugačiji (ubrzan i olakšan).
Znači, i e Otpremnica je dokument koji prati transport i prijem robe.
Tu se suštinski ništa nije promenilo. Takođe, e Otpremnica sadrži mnogo više podataka od tradicionalne otpremnice: podatke o pošiljaocu, primaocu, vrsti i količini robe, mestu utovara i istovara, vozilu, vozaču, vremenu isporuke...

e Otpremnica ima istu pravnu snagu kao i tradicionalni papirni oblik otpremnice. Svakoj e Otpremnici, prilikom kreiranja, korisnik dodeljuje jedinstveni broj, tako da ne postoji mogućnost greške, permutovanja... Naravno, ona se prosleđuje primaocu robe u digitalnom obliku.

U toku transporta robe, vozač ima QR kod ili elektronski zapis e Otpremnice, kako bi u slučaju potrebe mogao da dokumentuje sve u vezi robe koju prevozi. Naravno da uvek možete da odštampate e Otpremnicu i da ona postoji i u papirnoj formi.

Znači, ugostitelje, maloprodaje i mnoge druge očekuju značajne promene već od početka 2026. god. Zato i ne čudi da su mnogi već uveliko krenuli sa prilagođavanjem svojih softvera i uopšte svog poslovanja novim okolnostima.

Koje su najvažnije promene u radu sa otpremnicama?

Znamo da vi imate isuviše obaveza da ispratite sve zakonske akte, pa smo se potrudili da vam na jednom mestu sublimiramo sve najvažnije u vezi rada sa e Otpremnicama. Akcenat će biti na novinama koje dolaze sa primenom novog načina rada.

Novo okruženje za rad

Već smo napomenuli da je država kreirala novo informatičko rešenje koje je predviđeno za rad sa e Otpremnicama. Krajnji cilj je da se svi poslovi vezani za e Otpremnice završavaju elektronski, a to znači što brže i jednostavnije za privrednike.

Samo rešenje ima dosta zajedničkih elemenata sa sistemom za eFakture, ali će svakako u početku zahtevati prilagođavanje novom načinu rada (slično kao kad su uvođene eFakture).

Da bi taj prelaz bio što bezbolniji, vlasnici mnogih objekata (ugostitelji, maloprodaja i sl.) su zahtevali od svojih IT partnera da unaprede svoje programe za poslovanje objekata - tako da u njima mogu da rade sa e Otpremnicama. To je bilo i za očekivati, jer su se slični zahtevi javili i kod uvođenja eFaktura.

Znači, idealan scenario za privrednike je da nastave da rade u njima bliskom okruženju (programu), ali da imaju dodatne nove funkcionalnosti koje omogućavaju komforan rad sa elektronskim otpremnicama (primer: Sky POS unapredio svoj program za rad sa e Otpremnicama).

To za privrednike znači mnogo manje stresa, obuka, grešaka... Način rada i program ostaju isti, a funkcionalnost je ista kao da radite direktno u novom informacionom sistemu. Sve ono što je potencijalno izazovno (komunikaciju, sinhronizaciju, ažuriranja i druge stvari) programi za poslovanje preuzimaju na sebe, bez opterećenja vašeg personala.

Nema više štampanja, čuvanja i arhiviranja otpremnica

Jedna od ključnih novina je da više nema potrebe za štampanjem otpremnica pred distribuciju robe. Sad se ona kreira elektronski i tako se i šalje primaocu robe.

Prevoznik (kurir) koji transportuje robu sa sobom ima QR kod ili e otpremnicu u digitalnom obliku. To je sasvim validno u slučaju da mora da dokumentuje šta i kome prevozi.

Ako on nije korisnik sistema za razmenu elektronskih dokumenata, uvek može da ima odštampanu verziju dokumenta.

Značajno ubrzan prijem robe

Na samom prijemu robe, nema kvantitativnog i kvalitativnog prijema robe. Samo se potvrdi da je roba stigla i transporter (kurir) ide dalje. Šta je i koliko stiglo, utvrđuje se kasnije. To radi primalac robe samostalno, u zakonskom roku od 8 dana. U stvari, u tom roku, primalac robe mora da izvrši kvantitativni i kvalitativni prijem robe i da na osnovu njega napravi novi elektronski dokument kojim potvrđuje prijem robe. Taj dokument se naziva e Prijemnica.

Kako se radi sa e Prijemnicom?

I ovaj elektronski dokument je sastavni deo novog informacionog sistema. To znači da ćete na istom mestu (serveri novog informacionog sistema) popuniti i poslati e Prijemnicu vašem dobavljaču robe. Ovde imamo dva moguća scenarija:

Nema neslaganja - stigla je sva roba, baš onoliko koliko i piše u e Otpremnici i sva roba je odgovarajućeg kvaliteta (nije istekao rok, oštećena ambalaža i sl.)
Ima neslaganja - kroz popunjavanje određenih rubrika u e Prijemnici navode se tačne količine koje su pristigle i konstatuju se eventualni nedostaci robe, ako ih ima

Objasnićemo detaljno oba moguća scenarija.

Kako se popunjava e Prijemnica kada nema neslaganja?

Sve količine i stavke, koje su bile na e Otpremnici, biće automatski prepisane u e Prijemnicu. U ovom scenariju, gde se sve poklapa i gde je sve u redu, samo treba to i da potvrdite jednim klikom na dugme Prihvati u celosti.

Slanjem tako popunjene e Prijemnice, vi ste u potpunosti završili fazu prijema robe. Možete da očekujete da će vam dobavljač, nakon što prihvati vašu e Prijemnicu, poslati eFakturu.

Popunjavanje e Prijemnice kada ima neslaganja

Postupak je malo drugačiji kada kvantitativnim i kvalitativnim prijemom ustanovite da isporučene količine nisu adekvatne onome što pišu u e Otpremnici. Ili roba nije prihvatljivog kvaliteta. I tada se sve to rešava kroz e Prijemnicu, ali se ona popunjava i sa tim neslaganjima.

Objasnićemo kroz najčešće primere neslaganja:

Stigla vam je e Otpremnica od dobavljača, ali neka roba nije isporučena

Ako vam je stigla e Otpremnica od dobavljača, ali deo robe nije stigao, morate dobavljaču da vratite e Prijemnicu sa upisanim nulama na mestima predviđenim za tu robu (Pristigle količine).

Stigla vam je kompletno pogrešna roba

Ako je dobavljač poslao kompletnu pogrešnu robu, bolji programi vam omogućavaju da to rešite samo jednim klikom na dugme Odbij u celosti. Program sam popunjava nule i takvu e Prijemnicu šaljete dobavljaču.

U e Otpremnici piše da su vam isporučili 10 flaša pića, a vi ste izbrojali 8

Ako na e Otpremnici stoji da je poslato 10 flaša pića - a vama je stiglo 8, vi ćete u rubriku pristigla količina upisati 8. Time jasno signalizirate dobavljaču da je došlo do neslaganja.

Nekoj robi je istekao rok trajanja, oštećena ambalaža...

Uzećemo opet primer sa pićem. Recimo da u e Otpremnici stoji da je poslato 10 flaša pića i da je zaista toliko i stiglo. Samo što je jedna flaša sa isteklim rokom trajanja.

Vi ćete potvrditi da je ta roba stigla (u koloni pristigla količina upisaćete 10), ali ćete u rubrici primljeno upisati samo količinu koju stvarno primate u magacin. U našem primeru to je 9 flaša (sa ispravnim rokom trajanja). Razlog zašto ste tako postupili objasnićete dobavljaču u napomeni (posebno polje na e Prijemnici).

Došli su žuti sokovi, a piše crni

Ako vam je greškom isporučena pogrešna roba - i to ćete objasniti dobavljaču u napomeni.

Prihvatanje ili odbijanje e Prijemnice

Kada primi vašu ePrijemnicu, dobavljač se sa njom može složiti ili ne. Odnosno, može je prihvatiti ili odbiti.

Kad je prihvati, tada je e Otpremnica usaglašena a e Prijemnica prihvaćena i nakon toga ide njegova eFaktura ka vama.

Ako iz bilo kojeg razloga, dobavljač ne prihvati vašu e Prijemnicu, vi ćete dobiti tu informaciju od sistema. U tom slučaju, morate ponoviti kompletan proces kreiranja e Prijemnice. To znači da ćete morati da mu pošaljete novu e Prijemnicu (sa novim brojem u sistemu). Pa on opet može da je prihvati ili odbije... I tako dok se ne usaglasite.

Iako smo dosta vremena potrošili na objašnjavanje neslaganja, u praksi oni nisu pravilo već izuzetak. U ogromnom broju slučajeva, stvari se završavaju na očekivan i brz način. Nikome nije u interesu da se stvari komplikuju. Ako se i pojave neslaganja, to se dogovorno brzo rešava.

Zato će e Otpremnice u mnogome ubrzati i olakšati procese pripreme, transporta i prijema robe, a samim tim doneti benefite i vama i dobavljačima.

Dobro bi bilo, da svoj personal koji radi na prijemu robe, opremite tako da oni mogu svojim mobilnim telefonima da završe sve ovo. Uštedećete mnogo i vremena i živaca. A sve to nas opet vraća na one kvalitetnije programe za poslovanje objekata, koji imaju takve mogućnosti.

Pripreme i preduslovi za rad sa e Otpremnicama

Svakako najveći izazovi se javljaju u fazi pripreme i uvođenja novog načina rada.
Svaka implementacija i uvođenje novog sistema je uvek skopčano sa potencijalnim problemima.
Zato je naš savet da na vreme krenete sa potrebnim prilagođavanjem i obukama.

Što se tiče samih preduslova za rad, u tom smislu treba predvideti:

Sve zakonske i tehničke preduslove za rad privrednih subjekata sa e Otpremnicama (imate ih ako već koristite sistem eFakture)
Softversko unapređenje poslovnog softvera za rad sa e Otpremnicama
Obuku personala zaduženog za rad sa e Otpremnicama
Potreban period prilagođavanja za uvođenje e Otpremnica u operativno poslovanje

Što se tiče tehničkih preduslova, oni podrazumevaju standardne stvari (tipa internet konekciju, računare, program za poslovanje...) a sa pravne strane treba da imate set osnovnih dokumenata (PIB, pristup SEF portalu, kvalifikovani elektronski sertifikat...).

Zakonska regulativa u vezi e Otpremnica?

Sve vezano za e Otpremnice definisano je Zakonom o elektronskim otpremnicama koji je donet još 2024. god. Tim istim Zakonom, predviđeno je postepeno uvođenje e Otpremnica u poslovanje privrednih subjekata.

Uvažavajući bitnost i kompleksnost celog projekta, cela ova materija je od strane nadležnih dodatno precizirana Pravilnikom o elektronskim otpremnicama.

Naravno, urađeno je i detaljno korisničko uputstvo za rad sa e Otpremnicama, koje vam može puno pomoći u praktičnom radu.

ZAKLJUČAK

Slobodno možete da smatrate da su e Otpremnice već realnost u poslovnom okruženju. One uskoro postaju obavezni deo poslovanja, bili vi spremni ili ne. Zato je naš savet da što pre krenete da se pripremate za te nadolazeće okolnosti. Kontaktirajte vašeg IT partnera i proverite da li je on i koliko spreman za taj iskorak. Ako nije, to dosta govori o njegovoj ozbiljnosti.

U svakom slučaju, ako se bavite prometom akcizne robe, morate biti spremni za ove novine čim vatromet oglasi dolazak Nove 2026. godine.