Sky POS rešenje za e-Otpremnice

Sky POS rešenje za brz i lak rad sa e-Otpremnicama

Nakon što je uspešno implementiran projekat eFakture, na red su došle eOtpremnice.
Država je kreirala potpuno nov informacioni sistem (slično kao eFakture) sa ciljem da se digitalizuje i ovaj segment poslovanja privrednih subjekata. To sa sobom donosi mnoge novine u manipulativnom radu i transportu robe. Upravo ćemo se time baviti u nastavku teksta.

Treba naglasiti da korisnici Sky POS programa, nemaju šta da brinu. Ovaj softver je u potpunosti spreman za rad sa eOtpremnicama i svim drugim novinama koje one donose sa sobom.

Šta je to e-Otpremnica

eOtpremnice predstavljaju elektronsku verziju klasične - papirne otpremnice.
Svrha i podaci na njoj su manje više ostali isti, ali je sam rad sa njima znatno olakšan. Znači, i eOtpremnica je dokument koji prati transport i prijem robe. Tu se suštinski ništa nije promenilo. Takođe i eOtpremnica mora da sadrži sve iste podatke kao i tradicionalna otpremnica: podatke o pošiljaocu, primaocu, vrsti i količini robe, mestu utovara i istovara, vozilu, vozaču, vremenu isporuke... Iako ne postoji u fizičkom (papirnom) obliku, ona formalno pravno ima istu pravnu snagu kao i papirni oblik otpremnice.

Svaka eOtpremnica prilikom kreiranja dobija svoj jedinstveni broj. Naravno, ona se prosleđuje primaocu u digitalnom obliku. 

U toku transporta robe, vozač ima QR kod ili elektronski zapis eOtpremnice, kako bi u slučaju potrebe mogao da dokumentuje sve u vezi robe koju prevozi.

Kada se počinje sa primenom e-Otpremnica?

Sve vezano za eOtpremnice definisano je Zakonom o elektronskim otpremnicama koji je donet još 2024. godine. Tim istim Zakonom, predviđeno je postepeno uvođenje eOtpremnica u poslovanje privrednih subjekata. 

Prvi sa obaveznom primenom eOtpremnica kreću svi privredni subjekti koji imaju promet akcizne robe (duvanski proizvodi, alkoholna pića, kafa...) i to od 01.01.2026.godine. 

Znači, ugostitelje, maloprodaje i mnoge druge privredne subjekte očekuju značajne promene već od početka 2026. godine. Zato i ne čudi da su mnogi već uveliko krenuli sa prilagođavanjem svojih softvera i uopšte svog poslovanja novim okolnostima. 

Treba napomenuti da su i subjekti javnog sektora (državne institucije i preduzeća, kao i firme koje sarađuju sa njima) u obavezi da krenu sa eOtpremnicama sa početkom 2026. godine.

Za ostale privredne subjekte, predviđena je obavezna primena od 01.10.2027.godine.

e-Otpremnica i e-Faktura nisu isto

Nemojte mešati ova elektronska dokumenta. To su potpuno dva različita dokumenta. Tačno je da jedan prethodi drugom i da su u tom smislu povezani, ali nisu isto. 

Potpuno su različiti i informacioni sistemi koji se koriste za eFakturu i eOtpremnicu. Država će verovatno u nekoj perspektivi raditi na objedinjavanju i integraciji ta dva sistema, ali za sada su to dve odvojene celine.

Nov informacioni sistem za rad sa e-Otpremnicom

Već smo napomenuli da je eOtpremnica u stvari digitalna verzija klasične otpremnice. Nadležni su razvili potpuno nov informacioni sistem zadužen za rad sa eOtpremnicama. On funkcioniše po sličnim principima kao i sistem za eFakture. To znači prijavljivanje na servere, definisanje ovlašćenja, korišćenje njihovog interfejsa. Sve to izaziva dosta problema i stresa iz ugla privrednika. Pogotovo u početku primene. Na svu sreću, postoji i mnogo lakše rešenje.

Nadogradite svoj program za poslovanje koji već koristite

Zahtevajte od vašeg IT partnera da nadogradi svoj softver tako da u njemu možete raditi i sa eOtpremnicama. Ako to ne urade, imaćete turbulentan početak 2026. godine (uvek možete sve to da radite na serverima predviđenim za eOtpremnice, ali na mnogo teži i duži način).

Prednosti Sky POS rešenja za e-Otpremnice

Uvažavajući ove činjenice, Sky POS je razvio novi modul koji se bavi radom sa eOtpremnicama.
Znači, ako koristite Sky POS kao program za svoje poslovanje, nećete imati nikakvih problema sa eOtpremnicama. Novi modul koji je nadogradio Sky POS, omogućava da sve u vezi sa eOtpremnicama uradite brzo i jednostavno. I to u okruženju programa na koji ste navikli. 

Posebno treba istaći da je Sky POS tako unapredio sistem, da sada i vaši zaposleni na prijemu robe (recimo u magacin) mogu sasvim komotno sve da urade na svom mobilnom telefonu. Bez ikakve papirologije, zvanja, šetanja, digitalnih sertifikata i logovanja...

Sky POS je na sebe preuzo komunikaciju sa serverima i sve se to dešava u pozadini tako da ne zahteva nikakvu akciju sa vaše strane (ne može brže). 

Dodatno, Sky POS je uspeo da funkcionalno uveže sve te elektronske dokumente (eOtpremnice, ePrijemnice, eFakture...) u jedinstvenu celinu. Na taj način je omogućio svojim korisnicima maksimalno automatizovan i lak rad sa svakom vrstom elektronskih dokumenata. Nema potrebe da brinete o internet konekciji, SEF-u, rolama, juzerima...

Sky POS se uveliko afirmisao na tržištu kao jedan od vodećih softvera za poslovanje maloprodaja, ugostiteljskih objekata, pekara... Zato je, iz ugla korisnika Sky POS-a, pre svega interesantan scenario prijema robe odnosno prijem eOtpremnica.

Prijem e-Otpremnice kroz Sky POS softver

Sve u vezi eOtpremnica Sky POS radi pomoću dva svoja modula (dela):

• Sky Office
• Sky Mobile

eOtpremnica će vam, naravno, stići elektronski od dobavljača. Korisnici Sky POS-a samo treba da fizički uvezu dokument u svoj program za poslovanje putem aplikacije Sky Office ili Sky Mobile. eOtpremnica će imati status Primljeno. Kada se preuzme dokument, pojaviće se mogućnost (dugme) da se uradi Fizički prijem. Time se potvrđuje da je stigla roba i da kurir (transporter) može da ide dalje. Šta je sve tačno stiglo, u tom trenutku još uvek ne znamo. To se utvrđuje kasnije tako što uradite kvantitativni i kvalitativni prijem robe (prebrojite i proverite da roba nije oštećena, sa isteklim rokom trajanja...). Za to imate zakonski rok od 8 dana od prispeća eOtpremnice.

Preciznije rečeno, imate rok od 8 dana da kreirate novi elektronski dokument kojim ćete potvrditi (ili ne) dobavljaču da ste primili sve što stoji kao stavka u eOtpremnici. Taj dokument se zove ePrijemnica. Znači, kada kreirate ePrijemnicu, proveravate i upisujete šta je tačno stiglo od dobavljača.

Kako se popunjava e-Prijemnica?

Sve količine i stavke sa eOtpremnice biće automatski prepisane u ePrijemnicu. Ako je sve u redu, samo treba to i da potvrdite jednim klikom na dugme Prihvati u celosti. 

Slanjem tako popunjene ePrijemnice završili ste fazu prijema robe. Možete da očekujete da će vam dobavljač (nakon prihvatanja vaše ePrijemnice) poslati eFakturu na osnovu nje.

Popunjavanje e-Prijemnice kada ima neslaganja

Problemi mogu nastati kada kvantitativnim i kvalitativnim prijemom ustanovite da isporučene količine nisu adekvatne onome što piše u eOtpremnici. Ili roba nije prihvatljivog kvaliteta. Najčešći takvi scenariji su:

• U eOtpremnici piše da su vam isporučili 10 likera, a vi ste izbrojali 8. 
• Nekoj robi je istekao rok trajanja, oštećena ambalaža... 
• Došli su žuti sokovi, a piše crni. 
• Stigla vam je eOtpremnica od dobavljača, a nikakva roba nije isporučena. 

Svaka vrsta neslaganja se rešava adekvatnim popunjavanjem količina u ePrijemnici. 

Evo nekoliko najčešćih primera:

Ako na eOtpremnici stoji da je poslato 10 kilograma espresso kafe - a vama je stiglo 8, vi ćete u rubriku pristigla količina upisati 8. 

Ako su, dodatno, od tih 8 kilograma espresso kafe - dva kilograma sa isteklim rokom trajanja, u koloni pristigla količina će i dalje pisati 8, ali u koloni primljeno ćete upisati 6. Razlog zašto ste tako postupili objasnićete u napomeni (posebno polje na ePrijemnici). 

Ako vam je stigla pogrešna roba - i to ćete navesti u napomeni.

Ako vam je stigla eOtpremnica od dobavljača, a roba nije, potrebno je da dobavljaču vratite ePrijemnicu sa upisanim svim nulama na mestima predviđenim za pristigle količine robe. Naravno, Sky POS je omogućio da to uradite samo jednim klikom i to na dugme Odbij u celosti. Program sam popunjava nule i takvu ePrijemnicu šaljete dobavljaču.

Šta nakon poslate e-Prijemnice

Kada primi vašu ePrijemnicu, dobavljač je može Prihvatiti ili Odbiti.

Ako je prihvati, to znači da eOtpremnica dobija status Usaglašena a ePrijemnica status Prihvaćena. Sa ovim statusima proces je završen i sve je usaglašeno. Nakon završenog procesa dobavljač izdaje eFakturu.

Ako iz bilo kojeg razloga, dobavljač ne prihvati vašu ePrijemnicu, morate ponoviti kompletan proces kreiranja ePrijemnice. To znači da ćete morati da mu pošaljete novu ePrijemnicu (sa novim brojem u sistemu). Pa on opet može da je prihvati ili odbije... I tako dok se ne dogovorite.

Ipak, moramo napomenuti da su ovi scenariji neslaganja vrlo retki u praksi. U ogromnom broju slučajeva, stvari funkcionišu sasvim očekivano i brzo. Ni dobavljačima ni vama nije u interesu da se stvari komplikuju. 

To znači da će eOtpremnice u mnogome ubrzati i olakšati procese prijema robe, a samim tim doneti benefite i vama i dobavljačima. Pogotovu ako opremite svoj personal Sky Mobile modulom, jer oni sve mogu da završe na licu mesta - uz pomoć svog mobilnog telefona.

Koji su benefiti uvođenja e-Otpremnice?

Benefiti ovog novog načina rada sa otpremnicama su mnogobrojni. Možemo ih podeliti na one iz ugla samih privrednika i na one zbog kojih se država i odlučila na uvođenje ovog modernog načina funkcionisanja.

Benefiti iz ugla privrednika

Praksa u drugim sredinama je pokazala da su, iz ugla privrednika, najveći benefiti:

• maksimalno ubrzan proces prijema robe i rada sa eOtpremnicama i ePrijemnicama
• drastično smanjenje administracije i papirologije (nema štampanja i arhiviranja) 
• ubrzanje i povezivanje svih poslovnih procesa vezanih za rad sa eOtpremnicom, ePrijemnicom i eFakturom (od kreiranja do prihvatanja)
• dalja obrada je automatizovana skoro u potpunosti
• podaci se u sistem unose skeniranjem QR koda i nema potrebe za dupliranim unosima
• olakšana procedura kod eventualnih neslaganja 
• ubrzanje procesa pripreme robe za transport
• značajno olakšan sam prijem robe

Benefiti uvođenja eOtpremnice iz ugla države

Država, naravno ima svoje motive za uvođenje eOtpremnice. Primarni motiv je svakako uvođenje transparentnosti i jasnog uvida u tokove kretanja robe, njenog prijema i naplate.

Posledično, uvođenjem eOtpremnica se postiže i:

• dalja digitalizacija poslovanja privrednih subjekata
• olakšan rad nadležnih za nadzor tokova robe 
• sprečavanje raznih zloupotreba, nelegalnog prometa i sl.
• uvezivanje sistema eOtpremnica i eFaktura u jedinstvenu celinu 

Jasno je da je motivacija privrednika i nadležnih potpuno drugačija, ali je takođe očito da primena eOtpremnica donosi benefite za sve učesnike u lancu snabdevanja.

Preduslovi i izazovi e-Otpremnice

Svakako najveći problemi se javljaju pri samom startu implementacije ovakvih sistema.

U tom smislu treba predvideti:

• Sve zakonske i tehničke preduslove za rad privrednih subjekata sa eOtpremnicama (imate ih ako već koristite sistem eFakture) 
• Softversko unapređenje poslovnog softvera za rad sa eOtpremnicama
• Obuku personala zaduženog za rad sa eOtpremnicama
• Potreban period prilagođavanja za uvođenje eOtpremnica u operativno poslovanje

Što se tiče tehničkih preduslova, oni podrazumevaju standardne stvari (tipa internet konekciju, računare, program za poslovanje...) a sa pravne strane treba da imate set osnovnih dokumenata (PIB, pristup portalu, kvalifikovani elektronski sertifikat...).

Zaključak 

Sve u svemu, za očekivati je u budućnosti dalju digitalizaciju poslovanja privrednih subjekata i uvođenje novih elektronskih dokumenata u mnogim sferama. Zato morate razmišljati bar jedan korak unapred u tom smeru. 

Najbolje što možete učiniti za sebe i svoje poslovanje jeste da se u operativnom radu oslonite na softver za poslovanje koji će vam omogućiti brzu i laku primenu svih tih novina. Ima ih na tržištu dosta, a jedan od najkvalitetnijih je svakako Sky POS.