Obavezne odluke u maloprodajnim objektima

OVO SU OBAVEZNE ODLUKE KOJE MORA IMATI SVAKA MALOPRODAJA

Obavezne odluke predstavljaju set dokumenata koje mora imati svaki maloprodajni objekat. Bez obzira na svoju veličinu ili vrstu robe koju prodaje. Kazne za nedonošenje tih obaveznih odluka nisu nimalo naivne. 

U moru obaveza i glavobolja koje ima svako ko tek pokreće poslovanje, lako se previde neke naizgled manje bitne stvari. To vas sutra, kad vam dođe neka od inspekcija, nikako neće opravdati. Na sreću, donošenje ovakvih akata nije previše komplikovano. To je razlog više da ne izlažete sebe nepotrebnom riziku i troškovima.

Zato smo se potrudili da vam na jednom mestu objedinimo i pojasnimo sve vezano za obavezne odluke koje mora da ima svaki maloprodajni objekat.

Obavezne odluke koje mora imati svaki maloprodajni objekat

Postoji čitav set zakonski definisanih obaveza (odluka i akata) koje morate imati donete ako želite da izbegnete kazne i ostale neprijatnosti. Manje-više reč je o tipskim dokumentima. Tim pre vam savetujemo da ispoštujete sve te obaveze, ma koliko se činile trivijalnim. 

Kod manjih objekata, često se vlasnik objekta javlja u višestrukoj ulozi (direktor, odgovorno lice, poslovođa…). To nije nikakav zakonski problem, ali vas i ne oslobođa od obaveze donošenja odluka.

Navešćemo taksativno sve obavezne odluke koje su, po važećim zakonskim aktima, obavezne za maloprodaju:

• Odluka o radnom vremenu objekta
• Odluka o određivanju odgovornog lica u objektu
• Odluka o prijemu, evidenciji i rešavanju reklamacija kupaca
• Odluka o blagajničkom maksimumu i rukovanju gotovinom
• Akt o proceni rizika 
• Odluka o merama bezbednosti i zdravlja na radu
• Odluka o zabrani pušenja u radnom prostoru
• Odluka o zaštiti od požara
• Odluka o cenama proizvoda
• Odluka o licima ovlašćenim za rad sa fiskalnim uređajem

U najkraćem ćemo vam pojasniti svrhu i formu svake od ovih odluka.

Odluka o radnom vremenu objekta

Odlukom o radnom vremenu objekta definišete početak i kraj radnog vremena za svaki radni dan objekta. Takođe, definišu se i kojim danima objekat ne radi (najčešće su to subota i nedelja ili samo nedelja). 

Radno vreme objekta mora biti vidno istaknuto na samom ulazu u objekat. Ovu odluku obično donosi direktor, a za njeno poštovanje zaduženo je odgovorno lice u objektu (najčešće je to poslovođa).

Odluka o određivanju odgovornog lica u objektu

Ovom odlukom se definiše odgovorno lice za rad objekta. Osim što ima neposredna zaduženja oko organizacije rada svih zaposlenih, to lice je odgovorno za:

•  zakonitost rada objekta
•  vođenje svih evidencija 
•  brine se o sprovođenju donešenih odluka 
•  komunicira sa inspekcijama

Odluka o prijemu, evidenciji i rešavanju reklamacija kupaca

Ova obavezna odluka mora biti u skladu sa Zakonom o zaštiti potrošača Republike Srbije. Njom se precizno definiše kompletna procedura rešavanja reklamacije.

Takođe, zakonski je predviđeno da postoji i knjiga reklamacija koja može biti i u formi elektronske evidencije. 

Za vas smo spremili i praktične primere:

• Obrazac reklamacija
• Obaveštenje o načinu i mestu prijema reklamacije
• Obrazac OBFM uzmite račun
• Obrazac OB obaveštenje fiskalni isečak

Odluka o blagajničkom maksimumu i rukovanju gotovinom

Ovakva odluka je u stvari interni akt kojim vi definišete sve u vezi upravljanja gotovinom. Njen osnovni cilj je da smanji finansijske i bezbednosne rizike po poslovanje. Morate precizno definisati:

• Blagajnički maksimum - maksimalni iznos gotovine koji se može naći u kasi
• Proceduru šta i kako se radi sa gotovinom, ako je taj limit pređen (najčešće je to predaja pazara u banku ili centralu firme)
• Ko može da rukuje novcem, vodi blagajnu ili vrši kontrolu
• Vođenje propisanih evidencija i izveštaja

NAPOMENA: Ovu odluku će vam sasvim sigurno tražiti nadležni inspekcijski organi, kad vam dođu u goste.

Akt o proceni rizika

Kroz ovaj akt se prepoznaju, evidentiraju i opisuju svi rizici koji mogu da nastanu pri obavljanju vaše delatnosti. 

Reč je o ozbiljnom dokumentu koji morate imati (obično ima 10-50 strana). Izrađuje ga stručno lice koje mora biti licencirano. 

U njemu se evidentiraju svi rizici, određuje njihov nivo, kao i mere kojima se ti rizici minimiziraju. Od klizavog poda do rada sa električnim i drugim uređajima i alatima (mašina za mlevenje mesa, za rezanje suhomesnatih proizvoda, rad sa viljuškarom i kolicima za transport robe i dr).

Koliko god vam delovalo trivijalno za vaš biznis, u slučaju nekog akcidenta, nedostatak ovakvog dokumenta može skupo da vas košta. Jednostavno, ovo je oblast koja sve više dobija na značaju i nadležne inspekcije se ponašaju u skladu sa tim.

NAPOMENA: Na osnovu njega, izrađuje se manji interni dokument koji se naziva Odluka o merama bezbednosti i zdravlja na radu.

Odluka o merama bezbednosti i zdravlja na radu

Ovim internim aktom se definišu sve praktične mere i pravila kojima se čuva zdravlje zaposlenih i obezbeđuje zaštita na radu. 

Kroz ovaj akt morate definisati:

• mere bezbednosti i zaštite zdravlja na radu, koje su obavezne za sve zaposlene
• lice koje je odgovorno za sprovođenje mera bezbednosti i zdravlja na radu
• proceduru prijave povrede ili nezgode na radu
• proceduru upoznavanja i obuke zaposlenih sa ovom materijom
• kontrolu sprovođenja mera koje su propisane

Veoma je važno kako definišete radna mesta u okviru objekta. Ako napravite dosta različitih uloga (poslovođa, prodavac, blagajnik, magacioner, radnik...) morate svako takvo mesto opisati i pokriti merama bezbednosti i zdravlja na radu. 

NAPOMENA: Nemojte ovaj dokument mešati sa Aktom o proceni rizika. To su dva različita dokumenta i oba morate imati. Makar vi bili jedini zaposleni.

Odluka o zabrani pušenja u radnom prostoru

Zakonom o zaštiti stanovništva od izloženosti duvanskom dimu jasno je propisano da svaki privredni subjekt mora doneti pisanu odluku kojom se vrlo konkretno stavlja do znanja da je:

• pušenje zabranjeno u prodajnom i radnom delu objekta
• lice zaduženo za kontrolu primene zabrane
• da su i svi zaposleni dužni da poštuju odluku
• da su zaposleni upoznati sa odredbama

Ovo je obično vrlo kratak dokument (recimo jedna stranica). U ogromnoj većini slučajeva, pušenje je zabranjeno u svim prostorijama.

NAPOMENA: Može se i posebnom Odlukom o određivanju lica koje je odgovorno za kontrolu zabrane pušenja regulisati ko je zadužen za kontrolu.

KORISNI LINKOVI:

• Znak dozvoljeno pušenje
• Znak zabranjeno pušenje
• Odluka o određivanju lica odgovornog za kontrolu zabrane pušenja
• Izveštaj o povredi zabrane pušenja
  
  

Odluka o zaštiti od požara

Ovom internom odlukom propisuju se mere zaštite od požara za konkretni objekat, a sve to u skladu sa Zakonom o zaštiti od požara. Takođe, definišu se i pravila ponašanja u slučaju da dođe do požara, kako bi se omogućila što bezbednija evakuacija ljudi i imovine. Znači, ovakav akt mora da sadrži:

• Opšte odredbe
• Preventivne mere i pravila ponašanja
• Odgovorno lice koje je dužno da se brine o sprovođenju mera
• Predviđenu PP opremu za objekat
• Opisan postupak evakuacije i ponašanja u slučaju požara

Za manje objekte, sasvim je dovoljno da imate ovakvu odluku i adekvatnu protivpožarnu opremu (najčešće PP aparate) za gašenje požara. 

NAPOMENA: Vodite računa o redovnom servisiranju takvih aparata. Periodični pregledi i kontrola od strane ovlašćenih lica su zakonom predviđeni.

Odluka o licima ovlašćenim za rad sa fiskalnim uređajem

I ova odluka je interni akt. Ona proizlazi iz Zakona o fiskalizaciji Republike Srbije. Njome se pre svega definišu lica koja imaju pravo da rade sa fiskalnim uređajima odnosno izdaju fiskalne račune. Takođe, ovom odlukom se određuje i odgovorno lice koje kontroliše ispravnost rada sa fiskalnim uređajima (izdavanje fiskalnih računa).

NAPOMENA: Veoma je korisno kroz ovu odluku definisati i procedure ponašanja u slučaju kvara fiskalnih uređaja.

Odluka o cenama proizvoda

Kroz ovu odluku se preciziraju dve stvari:

• Način isticanja cene
• Način formiranja cene

Akcenat je na načinu isticanja cene. Zakonska je obaveza da cene budu jasno istaknute. Moraju biti izražene u dinarima i moraju odgovarati iznosima na fiskalnim računima. Ne sme se isticati cena bez PDV-a i drugih poreza.

Takođe, kroz ovu odluku se definiše i postupak formiranja i promene cena, ko ima ovlašćenja da to radi i na koji način.

NAPOMENA: Ako postoji razlika između istaknute cene i cene na kasi, kupac ima pravo da zahteva da mu se naplati - za njega povoljnija cena.

Koje sve inspekcije kontrolišu rad u maloprodajnim objektima

Maloprodajni objekti podležu kontroli velikog broja inspekcija. U zavisnosti od asortimana robe koji prodaju, taj spisak može da varira. Naravno da vam neće dolaziti veterinarska inspekcija ako prodajete garderobu. Ali, ako prodajete meso...

Generalno, rad maloprodajnih objekata najviše kontrolišu:

• Tržišna inspekcija
• Poreska inspekcija
• Inspekcija rada

Pored njih, tu su još - svako iz svog domena i:

• Sanitarna inspekcija
• Komunalna inspekcija
• Protivpožarna inspekcija
• Veterinarska inspekcija

NAPOMENA: Uvek imajte na umu da ovi nadležni organi mogu pojedine segmente poslovanja da vam kontrolišu i bez fizičkog pojavljivanja u objektu. Nekada mogu i elektronskim putem da vam traže dokumentaciju na uvid. Takođe, sasvim sigurno će opservirati vaše poslovanje u slučaju prijave nepravilnosti od strane građana. 

Zato posvetite dovoljno pažnje donošenju svih obaveznih odluka, kako biste izbegli nepotrebno plaćanje ne tako malih kazni. U najdrastičnijim slučajevima nepravilnosti, možete čak ugroziti celokupno poslovanje objekta.

Zaključak

Ovaj tekst ima za cilj da vas na brz i jednostavan način informiše o svim neophodnim odlukama koje mora da ima objekat maloprodaje. Bez obzira na njegovu veličinu i broj zaposlenih. Baziran je na trenutnim zakonskim propisima. Vodite računa da je ova materija sklona čestim zakonskim izmenama i dopunama. Zato uvek proverite da li je u međuvremenu došlo do nekih promena.