Upravljanje finansijama i troškovima u ugostiteljstvu

* heder slika je generisana pomoću AI tehnologije

Upravljanje finansijama i troškovima u ugostiteljstvu je ključno za uspeh vašeg biznisa

Tačno je da ste samim otvaranjem objekta najzahtevniju fazu ostavili iza sebe, ali sada na red dolaze novi izazovi koji od vas traže permanentno angažovanje i posvećenost.

Treba posložiti sve aspekte poslovanja i razraditi posao tako da na kraju dana budete zadovoljni i na ličnom i na finansijskom planu. 

Čim fanfare utihnu

Za očekivati je da ste napravili pompezno otvaranje vašeg objekta i da sada sa pravom očekujete materijalizaciju uloženog truda, vremena, živaca, finansija.

Iskoristite taj momenat punog fokusa na vaš objekat i nametnite se vašoj ciljnoj grupi gostiju u punom sjaju. Cilj je ostaviti što pozitivniji utisak na te prve, znatiželjom rukovođene goste i privući ih da postanu stalni posetioci. Prvi utisak je uvek važan, zato se posebno potrudite oko toga.

Specifičnost ugostiteljskog poslovanja je u tome što su jako bitni i drugi, i treći, i svaki naredni utisak. Prostije rečeno, gosti često ne opraštaju velike padove u nivou kvaliteta ponude i usluge. 

Zato morate, čim objekat krene sa radom, pratiti sve parametre poslovanja i na vreme reagovati ako uvidite anomalije. Sasvim je normalno da se desi da je potrebna korekcija nekih odluka donetih na samom startu poslovanja. 

Prihodi su obično definisani dugoročnom strategijom, ali operativni troškovi se moraju od starta precizno pratiti i optimizovati. Zato će u ovom tekstu fokus biti baš na njima.

Struktura operativnih troškova u ugostiteljstvu

Bez zalaženja u duboku teoriju, operativne troškove u ugostiteljstvu možemo ugrubo podeliti na:

• troškovi materijala
• troškovi roba
• troškovi režijskog materijala
• troškovi energije i goriva
• troškovi zarada
• troškovi održavanja
• troškovi zakupnina
• troškovi marketinga
• nematerijalni troškovi
• troškovi poreza i taksi

Neophodno je da imate te podatke segmentirane, da ih analizirate i po potrebi brzo reagujete. Ubedljivo najviši troškovi su iz dve grupacije - troškovi zarada i troškovi materijala i robe neophodne za pružanje usluga. Shodno tome, tu su i najveće mogućnosti za uštedama koje će značajno osetiti u rezultatima poslovanja. Ako te troškove svedete samo na neophodne, skoro sigurno ste na putu uspeha.

Kako da smanjite operativne troškove u ugostiteljstvu

Prvo i osnovno, uvesti red i imati kontrolu nad svim segmentima poslovanja u objektu.
Ovo je ključno - ali i najteže sprovesti u praksi. 

Morate se postarati da uvek imate jasan uvid u poslovanje. Za kvalitetno sagledavanje poslovanja su vam neophodni svi podaci objedinjeni na jednom mestu i logički uvezani (nabavke, stanje zaliha, produktivnost personala, efikasnost i potrošnja materijala u kuhinji, plaćanja...). 

Na svu sreću, iole kvalitetan program za ugostiteljstvo je u mogućnosti da dosta toga radi umesto vas i da vam sve potrebne podatke daje na jedan klik. Lako ćete donositi potrebne odluke, kada imate jasne podatke ispred sebe.

Najveća ušteda - primena modernog programa za ugostiteljstvo

Programi za ugostiteljstvo pre svega pomažu vlasnicima/vlasnicama da steknu potpunu kontrolu nad poslovanjem. Pored toga, oni pružaju toliko mogućnosti za uštedu u mnogim sferama poslovanja, da danas ne postoji iole ozbiljniji lokal koji ne koristi softver u svom poslovanju. Navešćemo samo najvažnije prednosti.

Egzaktni podaci

Ne oslanjajte se na subjektivne procene, ni vaše a ni vašeg personala. Ko je koliko danas radio, koliko je krompira izdato kuhinji iz magacina, stanje zaliha u magacinu, koliko i kojeg piva se popilo, šta danas morate platiti i mnogo toga još reći će vam najpreciznije - softver. Ako u startu uvedete ovakve principe rada, izbećićete najveće izazove za svoje poslovanje. 

Smanjite prostor za zloupotrebe

Ne manje važno je i to da uvođenjem softvera u poslovanje objekta u mnogome limitirate mogućnost odliva prihoda u za vas - neželjenom smeru.  Ako su svi procesi u objektu povezani u funkcionalnu celinu, mogućnost zloupotrebe bilo koje vrste je minimalna.

Automatizujte sve procese koje možete

Moderni softveri sa sobom donose i automatizaciju mnogih procesa (naručivanje, digitalni meni, naplata računa, eFakture...). To za vas konkretno znači da ćete sa manje ljudstva moći da uslužite više gostiju. Sjajna prilika za uštedu.

Online poručivanje + rasterećenje od papirologije

Dodatno, takvi programi vas ujedno čine spremnim za proširenje tržišta naručivanjem preko interneta, a rad sa svom potrebnom papirologijom (razni izveštaji, knjigovodstvo, kalkulacije, fakture, radno vreme...) je maksimalno ubrzan i pojednostavljen. 

Podaci su uvek dostupni na vašem mobilnom telefonu

Kod onih najkvalitetnijih programa (poput Sky POS-a), svi ti podaci vam mogu biti dostupni na mobilnom telefonu, u svakom momentu i gde god da se trenutno nalazite. Ovo bitno relaksira obaveze najodgovornijih, i ostavlja mnogo više slobodnog vremena za vođenje računa o celokupnom poslovanju.

Uostalom, zašto i vi kao uspešni ugostitelj, ne bi ste više vremena posvetili sebi i vama bitnim stvarima? Uradite sve što morate, a onda se posvetite sebi. Zaslužili ste to.

Kako smanjiti troškove radne snage u ugostiteljstvu

U strukturi troškova ugostiteljskog objekta, troškovi radne snage mogu dostići i do 50% vrednosti svih troškova. Zato vrlo oprezno sa zapošljavanjem. Cilj je naći pravu meru između kvaliteta usluge i visine troškova.

Automatizujte poslovne procese

Opet se vraćamo na softver. Primenite sve mogućnosti modernih softvera i time ubrzajte uslugu i uštedite resurse. Nekad vlasnici ugostiteljskih objekata nisu ni svesni razmera ušteda primenom modernih IT rešenja.

Zapošljavajte racionalno 

Znajte da je uvek mnogo lakše zaposliti naknadno još personala, nego obrnuto. Ipak, ne smete ugroziti kvalitet usluge niti preterivati u pogledu očekivanja od ljudstva, jer će se to dugoročno negativno odraziti na poslovanje. 

Analizirajte produktivnost personala

Iskoristite mogućnosti softvera koji koristite i uporedite prosečnu i pojedinačnu produktivnost. Neka odstupanja su normalna, ali će se na ovaj način jasno videti sve veće anomalije.

Dinamika opterećenja ugostiteljskog objekta

Svaki objekat ima svoju dinamiku opterećenja (nekad nema gostiju a nekad je navala, sezonske oscilacije...). Potrudite se da uočite ta kretanja i u skladu sa tim izvršite preraspodelu radnog angažovanja personala.

Obučenost i edukacija personala za obavljanje više uloga

Svako ulaganje u edukaciju i praktičnu obuku tretirajte kao ulaganje u razvoj svog biznisa. Idealni scenario za vas je da imate personal koji je može da pokrije više pozicija shodno datim okolnostima. Ne zaboravite da su i bolovanja i godišnji odmori sastavni deo poslovanja. Tada ta multifunkcionalnost osoblja dolazi do punog izražaja.

Optimizujte radno vreme

Nekad preraspodela angažovanja nije dovoljna, već je ekonomski opravdano promeniti radno vreme (recimo svako jutro nema nikog, ili niko ne naručuje hranu). Dobri programi za ugostiteljstvo vam mogu puno pomoći u tome. Tačno ćete videti da li postoji opravdana potreba za trenutnim radnim vremenom, ili možete da ga korigujete. Dobro analizirajte sve ovo pre nego što povučete potez, jer gosti ne vole česte promene radnog vremena.

Pobrinite se za motivisanost

Jedino su motivisani radnici dobri radnici. Plata je svakako ključan faktor u tome, ali nije jedini. Pronađite i druge načine da izgradite lojalnost kod svog personala. Nekad je dovoljno da samo vaš odnos sa njima bude tolerantan i korektan, nekad mogućnost usavršavanja i napredovanja, nekad prepoznata produktivnost i efikasnost...

Sprečite fluktuaciju radne snage

Svaka promena u personalu neminovno zahteva period prilagođavanja, obuke i navikavanja. Ako vam se taj scenario često ponavlja, u suštini vi gubite na kvalitetu i efikasnosti poslovanja. Zato je i ekonomski opravdano da iskoračite u smeru tržišno primamljivih uslova za rad u vašem objektu. Ovo se posebno odnosi na osoblje koje je deficitarno na tržištu. Mada je danas manje više to slučaj sa skoro svim radnim mestima u ugostiteljstvu.

Svedite troškove materijala i robe na minimum

Troškovi nabavke materijala i robe takođe imaju značajan udeo u operativnim troškovima. Ovo pogotovu važi za restorane. Kod njih se podrazumeva da moraju u svakom trenutku biti spremni da odgovore na porudžbine gostiju. To podrazumeva skladištenje ozbiljne količine sastojaka potrebnih za pripremu jela. Nešto je relaksiranija situacija kod objekata koji nemaju kuhinju, ali i tu se radi sa velikim nabavkama pića. Sve to podrazumeva ozbiljnu strategiju upravljanja stanjem zaliha.

Evidencija utrošenih sastojaka

Vodite preciznu i što detaljniju evidenciju utrošaka. Uvedite standardizaciju u spremanju i jela i pića i postarajte se da se ti normativi primenjuju u praksi. Opet se vraćamo na kvalitetan program za ugostiteljstvo, bez koga je sve ovo prosto nemoguće efikasno izvesti.

Analizirajte porudžbine

Čim steknete prava iskustva, pokušajte da utvrdite koja se jela više naručuju, a koja ređe. U skladu sa tim kreirajte i vaše sledeće nabavke. Slično je i sa pićima i ostalim proizvodima.

Prilagodite svoj Meni 

Svaki objekat koji drži do svog renomea, mora biti spreman da odgovori na porudžbinu iz menija. Ovo je standard ispod koga ne treba ići. Ako je to za vas trenutno preveliki trošak, onda bolje razmislite o korekciji ponude odnosno menija, nego da ostavite utisak neprofesionalnog i neorganizovanog poslovanja.

Ne nabavljajte ono što se ne naručuje

Postoje jela koja se skoro nikad ne naručuju, a vi želite da ih zadržite u ponudi. Morate ih identifikovati i u skladu sa tim i smanjiti nabavku sastojaka potrebnih za njihovu pripremu. Takođe, ako je to moguće, pokušajte da adekvatnim načinom čuvanja tih namirnica produžite vek njihovog kvaliteta.

Veličina porcija je jako bitna

Ako ste na početku poslovanja, obratite pažnju na količine koje hrane ostaju iza usluženih gostiju. Vrlo često su to značajne količine koje su vama čist trošak, a gosti nemaju korist od toga. Dobro prostudirajte normative i optimizujte vaše porcije. Vodite računa da kroz eventualne korekcije u veličini porcija ne ugrozite kvalitet vaše usluge. 

Postoje objekti koji imaju strategiju poslovanja namerno baziranu na obilnim porcijama. I to je krajnje legitimno, ako na taj način privlačite više gostiju. Ipak, danas je mnogo češći slučaj da se insistira na kvalitetu a ne na kvantitetu obroka.

Ne zarađujete isto na svakom jelu

Kada precizno uradite normative i jasno ih u praksi primenjujete, lako ćete izračunati cenu koštanja pripreme nekog jela, kolača, pića... U skladu sa tim formiraćete i svoju ponudu odnosno prodajnu cenu. Ipak, vaša zarada nije ista na svakom jelu, jer tržišne cene umeju da imaju različitu marginu. Zato na svaki način forsirajte prodaju onog dela ponude gde ostvarujete veću zaradu. Držite se te stretegije i kod marketinških aktivnosti, pa sve do principa kreiranja menija. 

Smanjite bacanje hrane

U zavisnosti od vrste i kvaliteta vaše ponude, uvek je moguć scenario da određeni sastojci nisu više reprezentativni za neku porudžbinu, ali sasvim sigurno mogu kvalitetno poslužiti za nešto drugo. Recimo, voće ili povrće koje na oko imaju tragove vremena, uredite i od njih pripremite ekološki džem, pire... Strategija smanjenja otpada (pogotovu organskih) proizvoda danas je sve zaustupljenija u svetu.

Optimizujte lance snabdevanja

Skoro uvek važi princip da što je kraći lanac snabdevanja, cena je povoljnija za vas. Pokušajte da to sprovedete u praksi. Ipak, nekada bolju ponudu imaju veći trgovci, nekad lokalni. U svakom slučaju morate pratiti ponudu na terenu i reagovati u skladu sa svojim interesima.

Na kraju

Ceo ovaj tekst ima za svrhu da vam otvori čitav jedan univerzum mogućnosti koje će blagotvorno delovati na poslovanje vašeg objekta. Ujedno pokazuje i svu kompleksnost i osetljivost rukovođenja ugostiteljskim objektom. Nadamo se da vas nismo uplašili celim tekstom, verujte da je u praksi sve ovo relativno lako izvodljivo - samo ako se okružite dobrim personalom i kvalitetnim softverom.